O ano de 2018 está chegando ao fim. Agora, é bem provável que os empreendedores estejam planejando seu próximo ano – e desejando que 2019 seja incrível.

O planejamento estratégicoreduz o impacto de fatores imprevisíveis, garante o controle sobre os negócios e permite correções de rumo.

“O objetivo é obter uma visão panorâmica da empresa para escolher a melhor rota a seguir”, diz Eduardo Bezerra, da consultoria Exection. “Conhecer as vulnerabilidades é o primeiro passo para se precaver”, afirma Marcelo Nakagawa, professor de empreendedorismo do Insper.

Abaixo, confira listas para fazer um planejamento perfeito para sua empresa:

1. Entenda o cenário
Para começar, é sempre bom repetir a pergunta: por que a empresa existe? Ou seja: qual é a sua missão, a finalidade da atividade desenvolvida? “O mais importante não é o que o empreendedor faz, mas os problemas que ele resolve”, diz Nakagawa, do Insper.

Assim, por exemplo, um restaurante não apenas oferece comida – pode também incentivar encontros ou promover um certo tipo de alimentação (prática, saudável etc.).

Feito isso, volta-se o olhar para fora da empresa, para situá-la no seu mercado. Antes do início do planejamento, a companhia precisa ter uma visão clara das tendências do público-alvo e da concorrência.

“Essas informações devem ser lidas de acordo com os objetivos imediatos da empresa, como o aumento de vendas ou a diversificação de clientes”, afirma Bezerra, da Exection.

2. Reflita sobre o conquistado
A situação real da empresa se revela a partir de um balanço honesto do ano que está terminando.

Os dados de desempenho são uma fonte básica para o planejamento e devem incluir faturamento, lançamento e cancelamento de produtos, ações de marketing etc.
A partir desse retrato, definem-se as lições a tirar dos resultados obtidos, positivos ou não. “A reflexão deve levar em conta todos os elementos do cenário macroeconômico, como uma nova legislação, inovações tecnológicas e as novidades da concorrência”, afirma Luís Antônio Dib, do Instituto Coppead da Universidade Federal do Rio de Janeiro.

Segundo Bezerra, da Exection, essa fase do planejamento tem importância essencial para as novas empresas, porque é nesse momento que são corrigidas as projeções feitas antes da abertura do negócio.

3. Defina visões
Nesta etapa, os tomadores de decisão – os sócios ou os gestores de cada setor, conforme o tamanho da companhia – reúnem-se para discutir os objetivos empresariais e o papel de cada profissional. “Como todas as áreas são afetadas pelo planejamento, é necessária a participação do conjunto de responsáveis pelas decisões”, afirma Dib, do Instituto Coppead.

É necessário ainda considerar as alternativas de ação diante de fornecedores e clientes. “A missão da empresa, somada à visão que ela tem de si mesma, vai orientar as estratégias para o desempenho futuro”, diz Nakagawa.

É nesta fase, também, que se analisa a possibilidade de implantar novas atividades e modos de escalar resultados, bem como a conveniência de atrair parcerias ou buscar investidores.

4. Elabore estratégias
Ainda com a participação de todos os setores da empresa, e levando em conta as sugestões de cada um, passa-se a considerar as novidades do cenário para traçar estratégias. Existem novas oportunidades no mercado e iniciativas que venham a atendê-las? Entre os produtos ou serviços da empresa, quais ficaram ultrapassados ou precisam ser reformulados?

Cada área deve responder à parte que lhe cabe nessas perguntas, apresentando suas conclusões relativas ao período que se encerra. As novidades devem ser propostas em conjunto pelas áreas de vendas, inovação e marketing.

Em seguida, é a vez da área de operações, em sinergia com a de recursos humanos, criar os formatos dos novos projetos. “É preciso agir em sintonia para operacionalizar as ideias”, diz Bezerra, da Exection.

5. Estabeleça metas
Uma vez delineada a visão do futuro, é hora de estabelecer as metas, contemplando faturamento, produtividade e novos projetos (como a abertura de mais uma unidade ou o lançamento de um produto).

Os objetivos devem ser definidos com base na realidade, mas de uma perspectiva “macro” – o desenvolvimento detalhado fica a cargo de cada área.

É importante que a viabilidade de cada meta seja verificada da melhor forma possível. “É inevitável que a soma das metas iniciais extrapole as possibilidades dos recursos disponíveis, por isso o planejamento envolve um processo de negociação entre as áreas”, diz Dib, do Instituto Coppead. “Nesse momento, é preciso ter critérios bem claros para avaliar os projetos e abrir mão dos menos importantes.”

6. Proponha caminhos
Com metas e projetos definidos, resta decidir como concretizá-los. Nakagawa, do Insper, sugere a elaboração de um plano de negócios, que não precisa ser minucioso e exaustivo, mas deve listar as metas já discutidas e as tarefas de cada setor para alcançá-las.

O planejamento deve ser desdobrado e prever as ações mês a mês. Um método bastante utilizado, que tem como principal vantagem o dinamismo, é aquele em que o executivo principal atribui dois objetivos para cada gestor de área, e estes propõem mais dois compromissos para si mesmos.

A partir daí, faz-se uma reunião a cada três meses para discutir os resultados. Para conferir o andamento do processo, bastam rápidas reuniões mensais de 15 minutos.

7. Engaje a equipe
Embora a elaboração do planejamento caiba a diretores e gerentes, é fundamental que todos os colaboradores conheçam os objetivos e as metas para o próximo ano. “Vale a pena manter acesa a discussão sobre a razão da existência da empresa, para inspirar a equipe”, diz Nakagawa, do Insper.

Um resultado positivo das conversas internas é antecipar discussões sobre o futuro, o que servirá de subsídio para o planejamento seguinte.

O cumprimento ou não das metas deve ser conhecido por todos e, se for o caso, discutido em grupo. Mas cada projeto tem apenas um responsável. “Adotar remunerações variadas ou participação nos lucros, com base em indicadores estratégicos, estimula a equipe”, diz Marcio Iavelberg, da consultoria Blue Numbers.

8. Valide objetivos
A cada três meses, pelo menos, as metas precisam ser revisitadas à luz dos resultados obtidos no período. Existem softwares e ferramentas que ajudam a organizar essa comparação.

É importante se guiar pelos indicadores adotados no início do ano, como a porcentagem decrescimento prevista ou a conquista de novos clientes. “O planejamento estratégico existe para orientar as metodologias criadas, trazendo rapidez e eficiência para as eventuais correções de rumo ea criação de alternativas aos objetivos iniciais”, diz Iavelberg.

O trabalho de validação das metas é feito ao longo do ano todo e pode ser considerado uma pré-elaboração do ano seguinte. “O controle de 2018 fornece informações para o planejamento de 2019, e assim por diante”, afirma Dib, do Instituto Coppead.